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La logistique événementielle joue un rôle fondamental dans la réussite d’un événement. Véritable socle regroupant l’ensemble des ressources nécessaires à la préparation ainsi qu’au déroulement d’une manifestation, elle nécessite une gestion minutieuse.
Conférences, événements sportifs ou d’entreprise, il existe autant de façon de gérer la logistique événementielle que de types de manifestation. Toutefois, rigueur, timing, organisation ou encore transport sont des éléments inhérents à leur organisation. Mais que se cache-t-il exactement derrière ce métier ? Nous vous faisons entrer dans l’univers de cette logistique pas comme les autres.
Senior Business Developper chez Shippr, Jérôme Looverie s’occupe notamment de la logistique événementielle pour le compte de nombreux clients. Possédant une grande expérience de terrain, il nous livre ses conseils inédits pour des événements réussis.
La logistique événementielle regroupe toutes les ressources et compétences requises pour la réalisation et le bon déroulement d’un événement. Elle varie donc en fonction du type d’événement. En effet, la logistique nécessaire à la réussite d’un événement sportif n’est pas la même que celle d’un concert par exemple.
Cette logistique est par conséquent une solution personnalisée au besoin de chaque client et mission. Cela peut consister en la livraison de produits destinés à des événements virtuels, à la livraison express de matériel volumineux ou encore l’envoi en jour- J de cadeaux d’entreprises à des centaines de clients partout dans le Benelux/France.
Elle consiste donc à organiser et optimiser l’ensemble des flux de production et de transport au sein du milieu événementiel. Elle regroupe ainsi l’ensemble des ressources et compétences requises à la réalisation, au bon déroulement ainsi qu’à la réussite d’un événement.
Chaque événement nécessite une logistique événementielle à part entière. En effet, une des grandes caractéristiques de ce type de logistique est qu’elle dépend de chaque manifestation.
Ainsi, on peut la retrouver dans :
À chaque nouvel événement, le logisticien travaille sur une organisation sur mesure pour répondre correctement aux besoins de l’événement. En effet, selon la nature, le lieu, le budget ou encore le nombre de participants, les besoins en logistique seront différents.
De par leur nature, les événements demandent une organisation minutieuse. En effet, le timing est généralement serré et doit être scrupuleusement respecté. Même si l’organisation peut se faire des mois à l’avance, lorsque celui-ci a lieu, chaque minute compte.
Lorsqu’un imprévu survient, c’est tout l’événement qui risque d’être compromis. Surtout qu’un événement met en jeu plusieurs parties prenantes. L’organisateur d’événement doit coordonner tous ces différents métiers pour garantir le succès; que ce soit le traiteur, le prestataire logistique, le propriétaire de l’endroit… D’autant plus que le matériel peut lui aussi faire défaut.
Être organisateur d’événements demande donc non seulement de l’organisation, mais aussi une capacité à rebondir très rapidement. En effet, même si la problématique s’avère mineure, il y a un risque que les participants la retiennent.
Imaginez organiser un événement d’une entreprise durant lequel le transport des plats traiteurs est en retard ou que le matériel n’arrive pas à temps ? Un seul imprévu et l’ensemble de l’organisation est impactée.
Il est donc impératif de mettre en place une organisation très minutieuse dès le début des préparatifs. Ainsi, vous pourrez anticiper les différents potentiels problèmes logistiques et assurer la réussite de vos événements.
Dans la logistique événementielle, on retrouve également tout l’aspect purement lié au transport. Ainsi, des prestataires logistiques sont appelés pour assurer l’acheminement des matériaux, plats, meubles ou encore de la décoration en toute sécurité sur le lieu de l’événement. Bien évidemment, ces transports doivent respecter des contraintes d’horaires, de sécurité et d’organisation très stricts.
Sans oublier que ces événements requièrent également des connaissances administratives. En effet, il faut parfois avoir des déclarations ou documents de la mairie en France ou des communes en Belgique, des dérogations spéciales, etc.
Collaborer avec un prestataire logistique externe possède un premier avantage de taille : le professionnalisme. Pour le prestataire, gérer l’entièreté des contraintes logistiques fait partie de son métier. Il sera donc très pointilleux, méticuleux et ne laissera aucun détail passer.
Lorsqu’on se charge du transport en interne, la multitude de tâches que vous devez effectuer pour l’organisation de l’événement risque d’occulter certains points importants comme l’heure exacte de chargement par exemple. Cette dernière est particulièrement cruciale lorsqu’on sait que tout un événement joue sa réussite sur un timing précis et serré.
Directement lié au point précédent, externaliser sa logistique événementielle vous permet de miser sur la ponctualité. En effet, ces professionnels sont habitués à ces organisations fortement minutées.
De plus, confier cette logistique à un prestataire externe professionnel vous permet de bénéficier d’un transport de qualité. Quel que soit le matériel à transporter, les livreurs sont expérimentés.
Travailler avec un partenaire logistique vous permet de bénéficier d’un service sur mesure. De ce fait, s’il est question de transporter des denrées alimentaires pour le buffet de l’événement ou des meubles, les livreurs sauront s’adapter à chaque produit à déplacer et les manipuler correctement. Ce service complet et professionnel vous garantit l’arrivée des marchandises intactes et en toute sécurité. Chaque mode de transport est adapté à vos besoins.
Le prestataire externe possède des compétences qui lui permettent de faire face à différents cas de figure : transport express, frigorifique, livraison de colis lourds, de marchandises fragiles… Ce spécialiste est un véritable partenaire dans la réussite de vos événements.
Je travaille pour le compte de nombreux clients dans le domaine de l’événementiel et je ne cesse de constater à quel point cette gestion logistique est complexe. Les événements requièrent souvent un déplacement de grands volumes, de denrées alimentaires ou encore de colis volumineux. Il est alors très difficile d’apporter une réponse adaptée à chacun de ces types d’événements en interne.
C’est pourquoi j’aide des clients comme ArtFood, Choux de Bruxelles, Fast Forward Events mais aussi des entreprises telles que Proximus, Degroof Petercam ou encore Deutsche Bank sur l’ensemble des aspects logistiques de leurs événements. Avec Shippr, nous effectuons des transports de produits traiteur, de cadeaux d’entreprises ou encore de mobilier lors des événements de mes clients.
Mon objectif est de les libérer de cette complexité logistique et de leur permettre d’avoir une solution sur mesure à chacun de leur événement.
Il existe autant de façon de gérer la logistique événementielle que d’événements. En effet, à chaque fois que je m’occupe d’une nouvelle mission, je mets un point d’honneur à identifier précisément les besoins et les enjeux de ce nouvel événement. Cette étape est indispensable pour que je puisse apporter la solution la plus adaptée à ce dernier.
Grâce à l’expertise logistique Shippr, nous avons la possibilité d’offrir un large panel de solutions sur mesure. Ce qui me permet de pouvoir répondre autant à un client voulant faire livrer des cadeaux d’entreprise qu’à un autre souhaitant faire livrer des lunchs par exemple.
Chez Shippr, nous sommes devenus de véritables experts des tournées de livraison. Que ce soit dans le secteur de la food, de l’e-commerce ou encore de l’événementiel, nous gérons les tournées de livraison de A à Z.
Notre technologie permet d’optimiser automatiquement les tournées. Ainsi, l’itinéraire est directement établi et optimisé pour être non seulement le plus efficace possible, mais également pour assurer les contraintes horaires liées à chaque événement.
De plus, les véhicules sont automatiquement adaptés au volume de marchandises à livrer pour éviter les volumes à vide. Je suis constamment en relation avec l’équipe opérationnelle afin d’assurer à mes clients la bonne gestion de leur tournée de livraison sans qu’ils n’aient à gérer quoi que ce soit.
Lors de certains événements, nous nous chargeons d’acheminer les denrées alimentaires en toute sécurité. Je m’occupe d’instaurer avec mes clients de véritables processus pour assurer une organisation optimale ainsi qu’un respect strict des normes sanitaires.
Avec de nombreux clients dans le secteur de la food, nous avons développé une véritable expertise dans la gestion de la chaîne du froid. Le respect des normes sanitaires est capital. C’est pour cela que nous ne collaborons qu’avec des livreurs professionnels dans le domaine du transport. Ces experts mettent ainsi toutes leurs connaissances et compétences AFSCA et leur camion à température dirigée au service de mes clients.
Chaque événement amène différentes contraintes logistiques et c’est mon devoir de comprendre précisément les enjeux et d’y apporter les solutions parfaitement adaptées.
De par leur caractère unique, chaque événement nécessite un transport différent. Lorsqu’il s’agit de déplacer des meubles par exemple, un certain type de véhicules est alors requis. Du vélo cargo au camion 20m3, nous trouvons le véhicule adapté à votre marchandise.
Ces colis volumineux peuvent être extrêmement lourds et complexes à manipuler. C’est pourquoi l’expertise de nos transporteurs est primordiale. Habitués à transporter et porter tout type de marchandises, ils savent précisément comment placer vos objets dans leur camion et les transporter sans compromettre leur état.
De plus, ils n’hésitent pas à vous aider lors du déchargement de ces colis imposants. Un service de qualité du début jusqu’à la fin.
Notre service logistique ne s’arrête pas à la remise de la marchandise sur le lieu de l’événement. Lorsqu’un traiteur met à disposition des plats chauffants spéciaux, des box frigo, ou qu’un client déplace son matériel sur le lieu de l’événement, nous gérons également les retours de ces produits.
Dans cette même optique de respect strict du timing, mes clients ainsi que leurs destinataires, ont la possibilité de suivre la livraison en temps réel. Whether it is for the transport of an event catering for example, I know how important traceability is for them.
This real-time monitoring therefore allows me to reassure my customers that the delivery is progressing smoothly, compliance with time constraints as well as the traceability of food products.
In addition, each delivery is accompanied by automatic and monitored communication for the recipients. Emails and text messages are automatically sent to inform the recipient of the progress of the delivery. A major advantage when you know that the success of an event depends on precise timing.
As mentioned earlier, I am in constant communication with the Shippr support team. Available 7 days a week, it ensures daily monitoring of deliveries, anticipates problems and reacts instantly by providing adapted solutions.
In addition to countering logistical contingencies, we work alongside our customers. So, when my customers have peaks of activity or grow up, we take care of finding additional quality deliverers, but also of recalculating and reoptimizing each tour when an additional link is added to the chain.
Not to mention that all the administrative side surrounding the logistics field is entrusted to us in addition to operational management. This allows my clients to only worry about their core business and the non-logistical organizational aspects of their events.
Undoubtedly, events require a multitude of factors to be managed in a very short time. Logistics is already a complex business by nature. When a problem arises, it is likely to have serious consequences in the entire management of the event. However, you can free yourself from these constraints.
Since working at Shippr, I have acquired real expertise in event logistics. My objective is clear: to manage all the logistics of my customers so that they can ensure all the additional aspects.
Do not hesitate to contact me or Contact one of our business experts. We will make every effort to target and meet your delivery needs from your central kitchens.
